Fem saker du kanske inte vet om Studio-sessioner

Denna artikel gäller:

  • Revu 20
  • Revu 2019
  • Revu 2018

Studio-sessioner är ett enkelt sätt att skapa en onlinemiljö för samarbete i realtid för dig och dina projektgrupper. Ladda bara upp dina PDF-filer till en session och bjud in deltagare, så kan alla lägga till markeringar i samma dokument så länge sessionen är aktiv. I den här artikeln lyfter vi fram vissa sessionsfunktioner som du kanske inte känner till, men som är användbara för dina arbetsflöden.

Även om du behöver en Revu-licens för att vara värd för en session kan deltagarna använda programmet i visningsläge utan att själva ha en licens.

Alla behöver däremot ett Bluebeam Studio-konto för att vara med i en session, oavsett om du är värd eller deltagare.

1. Realtidsfunktionalitet

Med Studio-sessioner kan flera deltagare samtidigt komma åt PDF-filer och lägga till markeringar. Alla kan omedelbart se alla ändringar. Det här innebär att du inte behöver vänta på ett e-postmeddelande med ett svar eller en ny version av PDF-filen för att få den information du behöver. Med realtidsfunktionerna kan du även följa andra deltagare och se vad de gör medan de zoomar, panorerar och gör markeringar i PDF-filen.

För att följa en annan deltagare håller du muspekaren över deltagarens namn i sessionspanelen och klickar på Följ deltagare . Din skärm uppdateras automatiskt för att matcha deltagarens. Det gör att du kan gå igenom något med en kollega utan att behöva lämna Revu för att skicka e-postmeddelanden eller filer.

2. Historik och rapportering i sessioner

Medan du deltar i en session hittar du ett register med en komplett historik över all markeringsaktivitet och alla chattar i nedre delen av Studio-panelen. All information är hyperlänkad, så du kan klicka på ett chattmeddelande eller en markering i listan och hoppa till det avsnitt i PDF-filen som användaren visade när chattmeddelandet eller markeringen lades till.

I slutet av en Studio-session kan du skapa en rapport i form av ett enda PDF-paket som innehåller alla dokument och markeringar från sessionen, tillsammans med ett komplett register över sessionshistoriken. Du skapar sessionsrapporten genom att klicka på Rapport  i Studio-panelen.

3. Sessionens utgångsdatum

Sessionsvärdar kan stänga en session manuellt när de har avslutat arbetet i sessionen. När en session stängts är filerna i sessionen inte längre tillgängliga i Studio.

Värdar kan även konfigurera en Studio-session och ge den ett utgångsdatum för att slippa behöva stänga sessionen manuellt. Utgångsdatumet kan antingen anges när du skapar sessionen eller efter att den skapats. När du har angett ett utgångsdatum kan du ändra det efter behov.

Om du vill ange eller redigera ett utgångsdatum går du till den aktuella sessionen och gör följande:

  1. Klicka på sessionens namn i Studio-panelen och välj Inställningar i listrutan. En dialogruta visas.
  2. Om du redan ställt in ett utgångsdatum är Aktiverad valt.
    • Du kan inaktivera utgångsdatumet genom att avmarkera Aktiverad.
    • Du kan ändra utgångsdatumet eller utgångstiden genom att ange nya värden i fälten till höger om Aktiverad.
  3. Klicka på OK.

Revu skickar e-postaviseringar till sessionsvärden och deltagarna när sessionen närmar sig sitt utgångsdatum. Aviseringar skickas ut vid följande tidpunkter:

  • sju dagar före utgången
  • två dagar före utgången
  • 24 timmar före utgången
  • efter att sessionen har gått ut.

Aviseringar skickas även om sessionens utgångsdatum ändras.

4. Lägga till projektfiler i en session

Du kan lägga till PDF-filer i ett projekt till en session för att använda sessionens funktioner för samarbete i realtid.

Tänk på att du kan lägga till projektfiler endast i sessioner som har skapats på det här sättet. Såvida du inte lägger till fler PDF-filer i en session som redan har skapats för detta ändamål, blir det första steget att lägga till en projektfil i en ny session enligt anvisningarna nedan. När en session har skapats på det här sättet kan ytterligare projektfiler läggas till.

Användare måste ha behörighet för både Skicka PDF-filer till sessioner och Läs/skriv mapp för att använda den här funktionen. Användare med behörigheten Full kontroll har redan båda de här behörigheterna som standard.

Så här lägger du till projektfiler i en ny session:

  1. På Projekt-fliken i Studio högerklickar du på PDF-filen och väljer Lägg till i ny session. En dialogruta visas.
    • För att välja flera PDF-filer för steget ovan använder du Ctrl+klick eller Skift+klick på de önskade PDF:erna.
  2. Ange namnet för din nya session i fältet Namn och klicka på Ok. Sessionen skapas automatiskt med valda PDF:er.

Den första användaren som följer stegen ovan utses automatiskt till sessionsvärd och kan skicka ytterligare projektfiler till sessionen och hantera sessionen som vanligt.

Så här lägger du till projektfiler i en befintlig session:

  • Högerklicka på PDF:en och välj Lägg till i <namn på befintlig session>. Du ser bara sessioner som har skapats genom Lägg till i ny session som beskrivs ovan.

PDF-filer som redan har lagts till i en session är märkta med ikonen I sessionen i projektpanelen. Som användare kan du delta i dessa pågående sessioner direkt genom att högerklicka på filen på fliken Projekt och välja Anslut till <namn på befintlig session>.

5. Byta namn på en session

Sessionsvärden skapar och namnger sessioner när han eller hon skapar dem. Därefter kan endast sessionsvärden byta namn på en session genom Studio-panelen.

Så här byter du namn på en session:

  1. Klicka på sessionens namn i Studio-panelen och välj Inställningar .
  2. I dialogrutan Sessionsinställningar redigerar du fältet Sessionsnamn.
  3. Klicka på OK.

Sessionen har nu ett nytt namn och ändringen bör visas direkt i Studio-panelen.

Related Articles