Hur använder jag Bluebeam® Studio™ för att samarbeta med teammedlemmar som inte har Revu®?

Andra versioner av den här artikeln:

Relevanta produkter

Bluebeam Revu 2018


Sammanfattning

Har du någonsin velat bjuda in en teammedlem som inte har Revu till ett Studio-projekt eller en Studio-session? Du kan göra det genom att be dem använda Revu i visningsläge. I den här kostnadsfria versionen av Revu kan vem som helst visa och skriva ut PDF-dokument, fylla i och spara PDF-formulär och – det bästa av allt – samarbeta med andra med hjälp av Bluebeam Studio. Det finns två sidor av Studio: Studio-projekt och Studio-sessioner. I den här artikeln får du hjälp med att ta reda på vilket alternativ som passar ditt teams samarbetsbehov bäst och hur du och dina teammedlemmar kan delta i båda.


Hur aktiverar jag visningsläget?

Till att börja med måste du ladda ned Revu 2018 från vår webbplats och installera det på datorn. Under installationen klickar du på Använd som testversion när Revu ber dig att ange ditt serienummer och din produktnyckel. Då aktiveras en 30-dagars testversion av Revu som ger dig åtkomst till programvarans alla funktioner. När testversionen löper ut går Revu automatiskt in i visningsläge. Du kan också när som helst växla till visningsläge genom att klicka på Revu > Visningsläge. Nu när du har aktiverat visningsläget ska vi titta på hur det ger dig möjlighet att samarbeta i Studio.

Studio-Sessioner

Studio-sessioner är avsedda för PDF-baserat onlinesamarbete. I en Studio-session har användare i visningsläge tillgång till alla funktionerna i markerings- och verktygssatserna som vanligtvis är förbehållna licensierade användare av Revu. Detta innebär att du kan göra mätningar, lägga till kommentarer och placera ut markeringar i PDF:er för att dela med dig av dina åsikter till andra som också deltar i Studio-sessionen.

Hur fungerar en StudioSsession?

Du behöver inte checka in och checka ut filer under en Studio-session. Du öppnar en PDF genom att klicka på den, även om någon annan redan använder den. Det är det som är fördelen med Studio-sessioner är att samarbetet sker i realtid. Alla användare i en session kan lägga till markeringar i dokumentet och alla kan se vad de andra lägger till eller har lagt till. Användarnas aktivitet, däribland användarnamnet och vad de lagt till, ändrat och tagit bort från PDF:en – registreras i Historik.

Kan andra deltagare ändra mina markeringar?

Nej. För att det ska vara tydligt vilken användare som är ansvarig för vad i dokumentet kan markeringar enbart redigeras eller ta bort av den användare som skapade dem.

Vad händer om anslutningen till internet bryts?

Alla markeringar läggs till i realtid och laddas upp i molnet direkt när du lägger till dem i PDF:en. Det innebär att även om anslutningen till sessionen skulle brytas lagras markeringarna säkert i molnet under den aktuella sessionen. Revu registrera även vilka PDF:er du hade öppnade och återställer dem automatiskt åt dig, så när anslutningen till internet fungerar igen kan du ta vid där du var.


Studio-Projekt

Studio-projekt är Bluebeams grundläggande system för dokumenthantering. Här kan du lagra en rad olika filtyper (till exempel PDF:er, Microsoft Office-filer och bilder) i molnet. Kom ihåg att när du använder visningsläge för att komma åt ett Studio-projekt kan PDF-filerna i projektet enbart visas – markeringar är begränsade. Om du däremot behöver lägga till markeringar i ett PDF-dokument i projektet kan du be projektägaren (den person som bjöd in dig till projektet) att lägga till PDF:en i en Studio-session. Projektägaren kan även använda funktionen Dela länk, som gör att du kan ladda ned en lokal kopia av projektfilen till din dator.

Hur gör Studio-projektägaren för att lägga till en PDF-fil i en session?

Projektägaren behöver bara högerklicka på PDF-dokumentet och sedan lägga till det i en ny session. Ägaren kan även ge andra användare möjlighet till detta i projektet via Behörigheter. När PDF:en har lagts till i en session kan en användare i visningsläge komma åt sessionen precis som tidigare, antingen med en inbjudningslänk eller med Studio-ID-numret. Markeringsfunktionerna i Revu är då upplåsta för den här användaren i visningsläge vid arbete i en Studio-session.

Hur delar Studio-projektägaren en länk till en projektfil?

  1. Be ägaren att delta i projektet, välja filen och sedan klicka på ellips-knappen (…) nära det övre högra hörnet i projektets visningsområde.
  2. I den rullgardinsmeny som visas kan ägaren sedan klicka på Dela länk …. Ett fönster visas och här kan ägaren ange hur länge nedladdningslänken ska vara aktiv och om det krävs ett lösenord eller inte.
  3. När ägaren klickar på Ok genererar Revu en hyperlänk som kan kopieras till ägarens urklipp och distribueras. (Användare i visningsläge kan fortfarande ladda ned filen från denna länk!)
Tänk på att användarna laddar ner en lokal version av projektfilen, vilket innebär att den nedladdade filen inte är ansluten till projektet på något sätt.

Kan jag arbeta med andra projektfiler som lagras i Studio-projekt?

Andra filtyper – som Excel-kalkylark och Word-dokument – kan också läggas till i Studio-projekt. Dessa filer kan checkas ut och redigeras lokalt med hjälp av ett lämpligt program (t.ex. Word eller Excel) och sedan checkas in i projektet igen. Så här arbetar du med andra filtyper än PDF:

  1. Högerklicka på filen och välj Checka ut. Filen visas nu i avsnittet Väntande ändringar i projektet, med en röd bock bredvid sig.
  2. Högerklicka på filen igen och välj Öppna. Då öppnas filen med det associerade programmet.
  3. Redigera dokumentet i programmet och spara ändringarna där som vanligt.
  4. Gå sedan tillbaka till Studio-projektet, högerklicka på filen i avsnittet Väntande ändringar och välj Checka in från menyn.
Under incheckningsprocessen ombeds du att lägga till kommentarer. Kommentarerna läggs till i dokumentets revisionshistorik. Du visar revisionshistoriken genom att högerklicka på dokumentet och välja Revisionshistorik.
Tänk på att de här uppgifterna gäller endast för dokument som inte är av typen PDF. Markeringar i och redigeringar av PDF:er i ett projekt begränsas när du använder Revu i visningsläge. Använd en Studio-session för att göra markeringar i PDF-dokument istället.

Återställ Studio-filer

Vad händer om internetanslutningen bryts när du har checkat ut ett Office-dokument? Oroa dig inte, Studio löser det. Så länge dokumentet hade checkats ut och visades i avsnittet Väntande ändringar kan du göra dina ändringar och bara checka in filen igen när anslutningen har återupprättats.


Related Articles