Samarbeta i Studio med teammedlemmar som inte har Revu

Andra versioner av den här artikeln:

Har du någonsin velat bjuda in en teammedlem som inte har Revu till ett Studio-projekt eller en Studio-session? Du kan göra det genom att be dem att använda Revu i visningsläge. I den här kostnadsfria versionen av Revu kan vem som helst visa och skriva ut PDF-dokument, fylla i och spara PDF-formulär och – det bästa av allt – samarbeta med andra med hjälp av Bluebeam Studio.

Det finns två sidor av Studio: projekt och sessioner. I den här artikeln får du hjälp med att ta reda på vilket alternativ som passar ditt teams samarbetsbehov bäst och hur du och dina teammedlemmar kan delta i båda.

Så här aktiverar du visningsläget

Till att börja med måste du ladda ner Revu 2019 från vår webbplats och installera det på datorn. Under installationen klickar du på Använd som testversion när du ombeds att ange ditt serienummer och din produktnyckel i Revu. Då aktiveras en 30-dagars testversion av Revu som ger dig full åtkomst till programmet. När testversionen löper ut går Revu automatiskt in i visningsläge tills du köper en licensnyckel. Du kan också när som helst växla till visningsläge genom att klicka på Revu > Visningsläge.

Studio-sessioner 

Studio-sessioner är avsedda för PDF-baserat onlinesamarbete. I en Studio-session har användare i visningsläge tillgång till alla de funktioner för markeringar och verktygssatser som vanligtvis är förbehållna licensierade användare av Revu. Det här innebär att du kan göra mätningar, lägga till kommentarer och placera ut markeringar i PDF:er för att dela med dig av dina åsikter till andra som också deltar i Studio-sessionen.

Så fungerar sessioner

Du behöver inte checka in och checka ut filer under en session. Du öppnar en PDF genom att klicka på den. Dokumentet öppnas då även om någon annan redan använder det. Det är det som är fördelen med sessioner – att samarbetet sker i realtid. Alla användare i en session kan lägga till markeringar i dokumentet, och alla kan se vad de andra lägger till eller har lagt till. Användarnas aktivitet, däribland användarnamnet och vad de lagt till, ändrat och tagit bort från PDF:en, registreras i Historik.

Redigera markeringar

För att det ska vara tydligt vilken användare som är ansvarig för vad i dokumentet kan markeringar enbart redigeras eller tas bort av den användare som skapade dem.

Automatisk säkerhetskopiering till molnet

Alla markeringar läggs till i realtid och laddas upp i molnet direkt när du lägger till dem i PDF:en. Det innebär att även om du skulle förlora anslutningen till sessionen, så lagras markeringarna säkert i molnet under den aktuella sessionen. Revu registrerar även vilka PDF:er du hade öppna och återställer dem automatiskt åt dig, så när anslutningen till internet fungerar igen kan du fortsätta där du var.

Studio-projekt

Studio-projekt är Bluebeams grundläggande system för dokumenthantering. Här kan du lagra en rad olika filtyper (till exempel PDF:er, Microsoft Office-filer och bilder) i molnet. Kom ihåg att när du använder visningsläget för att komma åt ett projekt kan PDF-filerna i projektet enbart visas – markeringar är begränsade. Om du däremot behöver lägga till markeringar i ett PDF-dokument i projektet kan du be projektägaren (den person som bjöd in dig till projektet) att lägga till PDF:en i en session. Projektägaren kan även använda funktionen Dela länk, som gör att du kan ladda ner en lokal kopia av projektfilen till din dator.

Så här lägger du till projektdokument i en session

Projektägaren behöver bara högerklicka på PDF-dokumentet och sedan lägga till det i en ny session. Ägaren kan även ge andra användare möjlighet till det här i projektet via Behörigheter. När PDF:en har lagts till i en session kan en användare i visningsläge komma åt sessionen precis som tidigare, antingen med en inbjudningslänk eller med Studio-ID-numret. Markeringsfunktionerna i Revu är då upplåsta för den här användaren i visningsläge vid arbete i en Studio-session.

Så här delar du en länk till en projektfil

  1. Be ägaren att delta i projektet, välja filen och sedan klicka på ellips-knappen (…) nära det övre högra hörnet i projektets visningsområde.
  2. I den listruta som visas kan ägaren sedan klicka på Dela länk …. Ett fönster visas och här kan ägaren ange hur länge nerladdningslänken ska vara aktiv och om det krävs ett lösenord eller inte.
  3. När ägaren klickar på OK genererar Revu en hyperlänk som kan kopieras till ägarens urklipp och distribueras. (Användare i visningsläge kan fortfarande ladda ner filen från den här länken.)
Tänk på att användarna laddar ner en lokal version av projektfilen, vilket innebär att den nedladdade filen inte är ansluten till projektet på något sätt.

Arbeta med filer i andra format än PDF i projekt

Andra filtyper, som Excel®-kalkylark och Word®-dokument, kan också läggas till i Studio-projekt. De här filerna kan checkas ut och redigeras lokalt med hjälp av ett lämpligt program, och sedan checkas in i projektet igen.

Så här arbetar du med andra filtyper än PDF:

  1. Högerklicka på filen och välj Checka ut . Filen visas nu i avsnittet Väntande i projektet, med en blå ikon  bredvid sig.
  2. Högerklicka på filen igen och välj Öppna . Då öppnas filen med det associerade programmet.
  3. Redigera dokumentet i programmet och spara ändringarna där som vanligt.
  4. Gå sedan tillbaka till Studio-projektet, högerklicka på filen i avsnittet Väntande och välj Checka in  från menyn.
Under incheckningsprocessen ombeds du att lägga till kommentarer. Kommentarerna läggs till i dokumentets revisionshistorik. Du visar revisionshistoriken genom att högerklicka på dokumentet och välja Revisionshistorik.
Tänk på att de här uppgifterna endast gäller för dokument som inte är av PDF-typ. Markeringar i och redigeringar av PDF:er i ett projekt begränsas när du använder Revu i visningsläge. Använd en Studio-session för att göra markeringar i PDF-dokument istället.

Återställ Studio-filer

Om du förlorar internetuppkopplingen när du har checkat ut en fil bör du se din aktivitet i avsnittet Väntande ändringar. När du ansluter till internet igen sparas väntande ändringar till projektfilen.

Related Articles