Hvordan samarbejder jeg i Bluebeam® Studio™ med teammedlemmer, der ikke har Revu® 2018?

Relevante produkter

Revu 2018


Oversigt

Har du nogensinde villet invitere et teammedlem, som ikke har Revu, til et Studio-projekt eller en Studio-session? Det kan du godt, hvis vedkommende bruger Revu i Visningstilstand. Denne gratis version af Revu giver alle mulighed for at se og udskrive PDF-dokumenter, udfylde og gemme PDF-formularer og oven i købet samarbejde med andre ved hjælp af Bluebeam Studio. Studio består af to dele: Studio-projekter og Studio-sessioner. Denne artikel hjælper dig med at finde ud af, hvilken del der passer bedst til dit teams samarbejdsbehov, og hvordan du og andre teammedlemmer kan deltage i begge dele.


Hvordan aktiverer jeg Visningstilstand?

Du skal først downloade Revu 2018 fra vores websted og installere programmet på din pc. Når Revu under installationen beder dig om at indtaste serienummer og produktnøgle, skal du klikke på Brug som prøveversion. Det aktiverer en 30-dages prøveversion af Revu, hvor du har adgang til alle softwarens funktioner. Når prøveversionen udløber, skifter Revu automatisk til Visningstilstand. Du kan altid selv skifte til Visningstilstand ved at klikke på Revu > Visningstilstand. Vi vil nu se på, hvordan det er muligt at samarbejde i Studio, når Visningstilstand er aktiveret.

Studio-sessoner

Studio-sessioner er til PDF-baseret onlinesamarbejde. I en Studio-session vil alle brugere, der benytter Visningstilstand, have adgang til alle de annotations- og værktøjssætfunktioner, der normalt er forbeholdt brugere med licens til Revu. Det betyder, at du kan foretage opmålinger, tilføje kommentarer og anbringe annotationer i PDF-filer for at dele din mening med andre, der deltager i Studio-sessionen sammen med dig.

Hvordan fungerer en Studio-session?

Det er ikke nødvendigt at tjekke filer ind og ud, mens du er i en Studio-session. Du skal bare klikke på en PDF-fil for at åbne den, også selvom PDF-filen er åben hos andre brugere. Det er den store fordel ved Studio-sessioner: samarbejde i realtid. Alle brugere i sessionen kan annotere dokumentet, og alle kan se, hvad de andre tilføjer eller har tilføjet. Der er også et register, der registrerer al brugeraktivitet, herunder brugernavnet og det, som vedkommende har tilføjet, ændret eller fjernet fra PDF-filen.

Kan andre deltagere ændre mine annotationer?

Nej. For at fastholde hver brugers ansvarlighed kan annotationer kun redigeres eller fjernes af den bruger, der oprindeligt oprettede dem.

Hvad sker der, hvis jeg mister forbindelsen til internettet?

Alle annotationer tilføjes i realtid og uploades til skyen, så snart du føjer dem til PDF-filen, så selvom du mister forbindelsen til sessionen, gemmes dine annotationer sikkert i skyen i den session. Revu kan endda huske, hvilke PDF-filer du havde åbnet, og genskaber dem automatisk for dig, så du kan begynde præcis, hvor du slap, når internetforbindelsen er genetableret.


Studio-projekter

Studio-projekter er Bluebeams enkle dokumentstyringssystem, der giver dig mulighed for at lagre mange forskellige filtyper – herunder PDF-filer, Microsoft Office-filer og billeder – i skyen. Vær opmærksom på, at når du bruger Visningstilstand til at få adgang til et Studio-projekt, kan du kun se PDF-filerne i projektet. Du kan ikke tilføje annotationer. Men hvis der er et PDF-dokument i projektet, som du ønsker at føje annotationer til, kan du bede projektejeren (den person, der inviterede dig til projektet) om at føje PDF-dokumentet til en Studio-session. Projektejeren kan også bruge funktionen Del link, som giver dig mulighed for at downloade en lokal kopi af projektfilen til din pc.

Hvordan føjer ejeren af et Studio-projekt en PDF-fil til en session?

Projektejeren skal blot højreklikke på PDF-dokumentet og føje det til en ny session. Ejeren kan også give andre brugere i projektet tilladelse til at gøre det via Tilladelser. Når PDF-dokumentet er føjet til en session, kan en bruger i Visningstilstand få adgang til denne session som før, enten via et invitationslink eller Studio id-nummeret. Som nævnt tidligere åbnes op for annotationsfunktionerne i Revu for denne bruger i Visningstilstand, mens brugeren arbejder i en Studio-session.

  1. Ejeren skal deltage i projektet, vælge filen og derefter klikke på knappen med tre prikker (…) øverst til højre i projektets visningsområde.
  2. På den rullemenu, der vises, kan ejeren derefter klikke på Del link… Et vindue åbnes, hvor ejeren kan indstille, hvor længe downloadlinket skal være aktivt, og om der kræves en adgangskode.
  3. Når ejeren klikker på OK, danner Revu et hyperlink, der kan kopieres til ejerens udklipsholder og distribueres. (Brugere i Visningstilstand vil stadig kunne downloade filen via dette link!)
Bemærk, at brugerne downloader en lokal version af projektfilen. Den downloadede fil vil derfor ikke være knyttet til projektet på nogen måde.

Kan jeg arbejde med andre projektfiler, der er gemt i Studio-projekter?

Der kan også føjes andre filtyper, f.eks. Excel-regneark og Word-dokumenter, til Studio-projekter. Disse filer kan tjekkes ud og redigeres lokalt i et passende program (f.eks. Word eller Excel). Derefter kan de tjekkes ind i projektet igen. Sådan arbejder du med filtyper, der ikke er i PDF-format:

  1. Højreklik på filen, og vælg Tjek ud. Filen bliver føjet til listen i projektsektionen Ændringer under behandling med et rødt flueben ud for den.
  2. Højreklik på filen igen, og vælg Åbn. Filen åbnes i det tilknyttede program.
  3. Rediger dokumentet i programmet, og gem dine ændringer, som du plejer.
  4. Gå nu tilbage til Studio-projektet, højreklik på filen, der vises i sektionen Ændringer under behandling, og vælg Tjek ind i menuen.
Under indtjekningsprocessen bliver du bedt om at tilføje kommentarer. Disse kommentarer bliver føjet til dokumentets revisionshistorik. Du kan se revisionshistorikken ved at højreklikke på dokumentet og vælge Revisionshistorik.
Husk, at disse opgaver kun gælder for dokumenter, der ikke er i PDF-format. PDF-annotationer og -redigering i et projekt er blokeret, når du bruger Revu i Visningstilstand. Brug i stedet en Studio-session til at annotere PDF-dokumenter.

Gendannelse af Studio-filer

Hvad nu, hvis du mister internetforbindelsen, mens du havde tjekket et Office-dokument ud? Du er dækket ind med Studio. Så længe dokumentet er tjekket ud og findes i sektionen Ændringer under behandling, kan du gøre dine ændringer færdige og tjekke filen ind igen, når forbindelsen er genetableret.

Related Articles