Organiser dokumenter med OCR og Batch Link

Med OCR og Batch Link, to eksklusive funktioner i Revu eXtreme, kan du spare megen tid, når du søger og navigerer blandt din PDF-filer. OCR forvandler dine scannede dokumenter til søgbare PDF-filer ved at aflæse enhver tekst, der findes på siden, og oversætte disse tegn til søgbare data. Batch Link kan derefter tage disse søgbare PDF-filer og automatisk tildele dem hyperlinks til navigation baseret på kriterier, som du har defineret. Tilsammen giver disse to funktioner dig hurtig søgning og øjeblikkelig navigation mellem alle dine relevante dokumenter.

Omdan scannede dokumenter til søgbare PDF-filer med OCR

Når en PDF-fil oprettes med en scanner, kaldes denne fil en raster-PDF. En raster-PDF bruger en række firkantede prikker, kendt som pixels, til at skabe et billede af det oprindelige dokument, der blev scannet. Når du får vist en raster-PDF, kigger du egentlig på pixels, som repræsenterer tekst og linjer, men filen indeholder ingen faktiske tekstdata. Dette betyder, at søgefunktionen i Revu ikke virker på denne type dokumenter.

OCR løser dette problem. Når du kører OCR på en PDF-fil, bliver raster- og vektorbilleder automatisk oversat til søgbar tekst. Du finder OCR ved at klikke på Dokument > OCR på menulinjen. Se Hjælp til Revu for at lære, hvordan du bruger denne funktion.

Hvis du vil vide mere om raster og andre typer PDF-filer, kan du læse Raster, vektor og tekst – hvad sker der egentlig i min PDF?

Markér automatisk dine PDF-filer

Efter OCR er afsluttet, men før du kører Batch Link, er det bedst at køre Automark på dokumentet. Denne proces opretter automatisk en sideetiket til hvert ark i PDF-filen. Sideetiketter er en god måde at holde styr på dokumentgrupper på, med hyperlinks, der fører til det relevante afsnit af en dokumentgruppe, hver gang dens sideetiket bliver nævnt i teksten. For at gå til Automark skal du åbne miniaturepanelet (Alt+T) og trykke på knappen Opret sideetiketter. Yderligere oplysninger om Automark-funktionen kan findes under Hjælp til Revu.

Nu, hvor dine dokumenter har søgbar tekst og sideetiketter, kan du forbedre dine PDF-filer endnu mere ved at bruge Batch Link-funktionen i Revu til at gøre det legende let at navigere imellem dine dokumenter. Batch Link søger efter tekst, som brugeren har bedt om, i grupper af PDF-filer og opretter derefter hyperlinks fra denne tekst til brugerdefinerede destinationer. Her er nogle praktiske eksempler på, hvordan Batch Link kan bruges:

  • Opret automatisk hyperlink til et helt indeksark
  • Opret et direkte link mellem en facadetegnings billedforklaringer og facadetegningens detaljer
  • Opret en indholdsfortegnelse med hyperlinks til relevante sektioner.

Du kan få adgang til Batch Link-funktionen ved at gå til Batch > Link på menulinjen. Hvis du vil vide mere om Batch Link og alle funktionerne, så kig under Hjælp til Revu.

Related Articles