Mit Sets lassen sich große PDF-Dateien leichter organisieren | Revu 2018

Die Arbeit mit sehr großen PDF-Dateien (mehr als 100 Seiten) kann schwierig werden – besonders dann, wenn man mehrere Dateien gleichzeitig durchgehen muss. Sie lassen sich häufig nur schwer laden oder per E-Mail freigeben. Auch die Versionskontrolle und das Durchsuchen sind kompliziert. Die Verwendung von Sets in Revu löst alle diese Probleme.

Im Set können mehrere Dokumente in Revu so geladen werden, als handelte es sich dabei um ein einzelnes Dokument. Sollten Revisionen vorliegen, werden diese automatisch mit den entsprechenden Seiten gruppiert. Revu kann sogar den Blattnamen lesen und diesen zur automatischen Sortierung der Dokumente nach Fachrichtung verwenden. Und das Beste ist: Da die Dateien nicht kombiniert, sondern mit Hyperlinks verknüpft werden, läuft das Laden und die Navigation besonders schnell ab. Die Dateien lassen sich zudem je nach Wunsch in Ordnern organisieren. Sie können Sets sogar für Ihre Kollegen freigeben.

Ein Set erstellen

Zum Erstellen eines Sets müssen Sie die Seitenleiste Sets öffnen (Alt+2). Wenn die Seitenleiste „Sets“ nicht auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird, können Sie sie über Fenster > Seitenleisten > Sets aktivieren.

  1. Gehen Sie auf der Seitenleiste „Sets“ zu Sets > Neues Set.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie aus, welche Dateien oder Ordner Ihr Set enthalten soll.
  3. Nach der Auswahl der Dateien werden Sie von Revu aufgefordert, festzulegen, in welchem Bereich Ihres Dokuments die Blattnamen angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf Auswählen und anschließend klicken und ziehen Sie um den jeweiligen Bereich herum.
  4. Revu wird diese Artikel automatisch über AutoMark mit Tags versehen und benennen. Anschließend wird Ihnen eine Tabelle aller benannten Blätter angezeigt, in der Sie alle Fehler, die sich eventuell während des AutoMark-Prozesses eingeschlichen haben, korrigieren können.
  5. Wenn die Blattnamen Ihren Wünschen entsprechen, wird Revu diese Namen in dem Set verwenden.

Die Seitenleiste „Sets“ ermöglicht Ihnen die Navigation durch Ihre Dateien. Wenn Sie Revisionen an einem Blatt vornehmen, können Sie sie mithilfe der Pfeile direkt unter der Miniaturansicht durchgehen. Für Seiten mit Revisionen werden unter der Miniaturansicht zusätzliche Seiten gestapelt angezeigt.

Sets kategorisieren

Um die Kategorisierung Ihrer PDF-Dateien in Revu zu bearbeiten, gehen Sie im Einstellungsmenü zu Einstellungen > Sets > Kategorien. Beim AutoMark-Prozesses versucht Revu, anhand der Buchstaben im Blattnamen (d. h. der Buchstabe in der Spalte Filter) zu erkennen, zu welcher Fachrichtung die PDF-Datei gehört. Doppelklicken Sie auf die jeweilige Zeile, um den Namen der Fachrichtung bzw. den zur Identifizierung einer Fachrichtung herangezogenen Buchstaben zu ändern.

Nach dem Festlegen der Fachrichtungen können Sie die Blätter nach den Fachrichtungen durchsuchen, um leichter durch die verschiedenen Blätter zu navigieren.

Freigeben von Sets

Sets können für alle Kollegen, die Zugriff auf die Dateipfade in dem jeweiligen Set haben, freigegeben werden. Am einfachsten lässt sich ein Set freigeben, indem die Set-Datei sowie die dazugehörigen PDF-Dateien auf ein gemeinsam genutztes Netzlaufwerk hochgeladen werden:

  1. Erstellen oder verschieben Sie einen Ordner mit allen relevanten PDF-Dateien eines Set zu Ihrem Netzlaufwerk.
  2. Erstellen Sie ein Set (entsprechend der oben stehenden Anweisungen), indem Sie die auf dem Netzlaufwerk angezeigten Dateien auswählen.
  3. Gehen Sie zu Sets Set speichern als. Geben Sie Ihrem Set einen Namen und speichern Sie es auf dem Netzlaufwerk. Die Dateierweiterung lautet dann .bex.
  4. Wenn sich die Dateien am richtigen Ort befinden, gehen Sie auf Sets > Set öffnen.
  5. Gehen Sie zu dem zuvor gespeicherten Set und wählen Sie es aus.

Wenn Sie nicht über ein Netzlaufwerk verfügen, können Sie ein Set freigeben, indem Sie es komprimieren und direkt an einen Kollegen senden.

Hierfür müssen Sie einen Ordner erstellen, in dem sich die Set-Datei .bex) sowie die PDF-Dateien des Sets befinden. Achten Sie dabei darauf, dass die Links in dem Set relativ sind und jeweils auf die richtigen Orte innerhalb des Ordners verweisen. Versenden Sie anschließend den komprimierten Ordner per E-Mail oder über ein Datenaustauschsystem.

Weitere Informationen über Sets

Sollten Sie einmal nicht weiter wissen oder weitere Sets-Funktionen auswählen wollen, lesen Sie den Abschnitt „Sets“ im Revu-Handbuch.

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