In Studio mit Teamkollegen arbeiten, die Revu nicht haben | Revu 2019

Wollten Sie schon einmal eine Teamkollegin zu einem Projekt oder einer Sitzung einladen, die keine Lizenz für Revu besitzt? Das ist möglich, wenn sie Revu im Ansichtsmodus benutzt. Diese kostenlose Version von Revu ermöglicht allen Benutzern das Öffnen und Ausdrucken von PDF-Dokumenten, das Ausfüllen und Speichern von PDF-Formularen und – das Beste überhaupt – die Zusammenarbeit mit anderen Nutzern von Bluebeam Studio.

Studio setzt sich aus zwei Bereichen zusammen – Projekte und Sitzungen. Dieser Artikel soll Ihnen einen Überblick dazu verschaffen, welcher Bereich sich besser für die Zusammenarbeit in Ihrem Team eignet und wie Sie und Ihre Teamkollegen an beiden Bereichen teilhaben können.

Wie aktiviert man den Ansichtsmodus?

Zuerst müssen Sie auf unserer Website Revu 2019 herunterladen und die Software auf Ihrem PC installieren.  Während der Installation werden Sie um die Eingabe Ihrer Seriennummer und Ihres Produktschlüssels gebeten. Klicken Sie auf Testversion nutzen. Damit aktivieren Sie die 30-tägige Testversion von Revu, die Ihnen die Nutzung der Software in vollem Umfang ermöglicht. Nach dem Ablauf des Testzeitraums schaltet Revu bis zum Erwerb eines Lizenzschlüssels automatisch in den Ansichtsmodus um. Sie können außerdem jederzeit in den Ansichtsmodus wechseln, indem Sie auf Revu > Ansichtsmodus klicken.

Studio-Sitzungen 

Studio-Sitzungen ermöglichen die PDF-basierte Online-Zusammenarbeit. In einer Studio-Sitzung haben alle Benutzer im Ansichtsmodus Zugriff auf alle Markup- und Werkzeugset-Funktionen, die normalerweise lizenzierten Benutzern von Revu vorbehalten sind. So können Sie Messungen und Kommentare hinzufügen und Markups in PDFs platzieren, um Ihre Gedanken anderen mitzuteilen, die gemeinsam mit Ihnen an der Studio-Sitzung teilnehmen.

Wie funktionieren Sitzungen?

In einer Sitzung müssen Dateien nicht ein- und ausgecheckt werden. Sie müssen lediglich auf eine PDF-Datei klicken, um diese zu öffnen. Das ist auch dann kein Problem, wenn die Datei auf den Computern anderer Benutzer gerade geöffnet ist. Genau das ist der überzeugende Vorteil von Sitzungen: die Zusammenarbeit in Echtzeit. Alle Benutzer in der Sitzung können das Dokument mit Markups versehen, und alle können sehen, was andere hinzufügen oder hinzugefügt haben. Außerdem werden in einer Aufzeichnung alle Benutzeraktivitäten samt Benutzernamen und der Elemente erfasst, die diese zu der PDF-Datei hinzugefügt oder geändert oder aus dieser entfernt haben.

Bearbeiten von Markups

Damit jeder Benutzer für seine Markups verantwortlich bleibt, können diese nur von der Person geändert oder entfernt werden, die sie ursprünglich hinzugefügt hat.

Automatisches Backup in der Cloud

Alle Markups werden in Echtzeit hinzugefügt und beim Hinzufügen zum PDF in die Cloud hochgeladen. Das bedeutet, dass Ihre Markups innerhalb dieser Sitzung in der Cloud auch dann sicher gespeichert sind, wenn die Internetverbindung unterbrochen wird. Revu merkt sich sogar, welche PDF-Dateien Sie geöffnet hatten, und stellt diese automatisch wieder her. So können Sie nach Wiederherstellung der Internetverbindung genau dort weiterarbeiten, wo Sie aufhören mussten.

Studio-Projekte

Studio-Projekte bilden das Dokumentenverwaltungssystem von Bluebeam, in dem Sie viele unterschiedliche Dateitypen wie PDFs, Microsoft Office-Dateien und Bilder in der Cloud speichern können. Bitte beachten Sie, dass PDF-Dateien im Projekt nur angezeigt werden und die Verfügbarkeit von Markups eingeschränkt ist, wenn Sie über den Ansichtsmodus auf ein Projekt zugreifen. Wenn Sie einem PDF-Dokument im Projekt Markups hinzufügen müssen, können Sie allerdings den Eigentümer des Projekts (die Person, die Sie zu diesem Projekt eingeladen hat) bitten, das PDF-Dokument einer Sitzung hinzuzufügen. Alternativ hat der Eigentümer des Projekts die Möglichkeit, die Funktion Link freigeben zu verwenden, was Ihnen erlaubt, eine Kopie der Projektdatei lokal auf Ihrem PC zu speichern.

Wie fügt man Projektdokumente zu einer Sitzung hinzu?

Der Eigentümer des Projekts muss lediglich mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei klicken und diese einer neuen Sitzung hinzufügen. Der Eigentümer kann diese Möglichkeit auch anderen Benutzern des Projekts über Berechtigungen einräumen. Wenn die PDF-Datei einer Sitzung hinzugefügt wurde, können Benutzer im Ansichtsmodus weiterhin wie bislang auf diese Sitzung über einen Einladungs-Link oder die Studio-ID zugreifen. Wie bereits erwähnt, wären die Markup-Funktionen von Revu für Benutzer im Ansichtsmodus während der Arbeit in einer Studio-Sitzung freigegeben.

  1. Veranlassen Sie, dass der Eigentümer dem Projekt beitritt, die Datei auswählt und anschließend auf die Schaltfläche Ellipsen (…) oben rechts im Anzeigebereich des Projekts klickt.
  2. In dem anschließend angezeigten Dropdown-Menü kann der Eigentümer dann auf Link freigeben… klicken. Danach erscheint ein Fenster, in dem der Eigentümer festlegen kann, wie lange der Download-Link aktiv bleiben soll und ob ein Passwort erforderlich ist.
  3. Nach einem Klick auf OK generiert Revu einen Hyperlink, der in die Zwischenablage des Eigentümers kopiert wird und verteilt werden kann. (Benutzer im Ansichtsmodus können die Datei über diesen Link weiterhin herunterladen!)
Beachten Sie, dass Benutzer eine lokale Version der Projektdatei herunterladen, was bedeutet, dass diese Datei und das Projekt in keiner Weise miteinander verknüpft sind.

In Projekten mit anderen Dateitypen (und nicht nur PDF) arbeiten

Man kann Studio-Projekten auch andere Dateitypen wie Excel®-Tabellen oder Word®-Dokumente hinzufügen.  Diese Datein können ausgecheckt, über ein geeignetes Programm lokal bearbeitet und anschließend wieder in das Projekt eingecheckt werden.

So arbeiten Sie mit anderen Dateitypen als PDF:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Auschecken Die Datei wird daraufhin im Abschnitt „Ausstehend“ des Projekts mit einem blauen Symbol  daneben aufgeführt.
  2. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Öffnen Daraufhin öffnet sich die Datei mit der damit verknüpften Anwendung.
  3. Bearbeiten Sie das Dokument in der Anwendung und speichern Sie Ihre Änderungen wie gewohnt.
  4. Wechseln Sie nun zurück zum Studio-Projekt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die im Abschnitt „Ausstehend“ aufgeführte Datei und wählen Sie aus dem Menü Einchecken  aus.
Beim Einchecken werden Sie aufgefordert, Kommentare einzufügen. Diese Kommentare werden dem Überarbeitungsverlauf des Dokuments hinzugefügt. Um den Überarbeitungsverlauf anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie „Überarbeitungsverlauf“.
Bitte beachten Sie, dass diese Aufgaben nicht für PDF-Dokumente verfügbar sind. Bei der Verwendung von Revu im Ansichtsmodus ist die Verfügbarkeit von Markups und Bearbeitung für PDF eingeschränkt. Verwenden Sie für Markups von PDF-Dokumenten stattdessen eine Studio-Sitzung.

Studio-Dateien wiederherstellen

Wenn Ihre Internetverbindung nach dem Auschecken einer Datei getrennt wird, werden Ihre Aktivitäten im Abschnitt Anstehende Änderungen angezeigt. Sobald wieder eine Verbindung zum Internet hergestellt ist, werden die anstehenden Änderungen in der Projektdatei gespeichert.

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