Digitale Dashboards für bessere Projekteffizienz nutzen

Zusammenfassung

Erfahren Sie, wie man mithilfe eines digitalen Dashboards die Projekteffizienz steigern kann.

Verwandte Produkte

Bluebeam® Revu® 2018

Microsoft® PowerPoint®


Die Arbeit an einem Projekt kann eine komplexe Ordnerstruktur zur Folge haben, die sich manchmal nur schwer navigieren lässt. Es ist sehr wichtig, dass Nutzer einfach auf Dateien zugreifen können, und zwar nicht nur in den Design- und Bauphasen eines Projekts, sondern auch während der Übergabe und beim Gebäudemanagement. Ganz gleich, in welcher Phase sich Ihr Projekt derzeit befindet, digitale Dashboards können die Projekteffizienz für Ihr Team verbessern.

Was ist ein digitales Dashboard?

Ein digitales Dashboard ist ein interaktives PDF, das Links zu Projektdokumenten enthält, wodurch ein einfacher Zugriff ermöglicht wird. Es enthält eine Startseite mit übergeordneten, allgemeinen Links und eine Reihe von untergeordneten Seiten mit spezifischeren Links.

Hier ist ein Beispiel für die Startseite eines Dashboards. Diese enthält Links, die in Revu erstellt wurden und zu weiteren Projektdokumenten verknüpfen. Da Dashboards von Revu-Nutzern erstellt werden, lassen sie sich nach Bedarf für einen Eigentümer, ein Designteam, einen Gebäudemanager oder jede andere Person erstellen, die auf Projektdateien zugreifen muss. Dieses spezielle Dashboard verfügt über Links zu Projektbauplänen, Handbüchern, Zeitplänen, Angebotsabgaben und anderen relevanten Informationen.

So erstellt man ein digitales Dashboard

Um ein digitales Dashboard zu erstellen, fängt man am besten mit dem Ziel für das Endprodukt an. Fragen Sie sich, wer das digitale Dashboard am häufigsten verwenden wird. Falls es der Eigentümer sein wird, ist ein alles umfassendes Dashboard am besten. Falls es der Gebäudemanager sein wird, sind Links zu Garantieinformationen und Wartungshandbüchern möglicherweise relevanter.

Erstellen Sie ein Layout in PowerPoint

Obwohl es unzählige Möglichkeiten gibt, ein digitales Dashboard zu erstellen, bevorzugen viele Nutzer Microsoft PowerPoint aufgrund des SmartArt-Tools. Das SmartArt-Tool bietet visuell ansprechende Grafiken mit einer Text-Überlagerung, die schnell bearbeitet werden kann.

Mit den folgenden Schritten können Sie ein Dashboard-Layout in PowerPoint erstellen:

  1. Öffnen Sie eine neue Folie in PowerPoint.
    Gibt es PowerPoint- oder Präsentationsfolien, die von Ihrem Unternehmen genehmigt wurden? Sie können diese Folien verwenden, um Ihre Markenrichtlinien einzuhalten.
  2. Gehen Sie zu Einfügen > SmartArt.
  3. Wählen Sie eine SmartArt-Grafik aus und klicken Sie auf OK.
  4. Geben Sie in die [Text]-Felder die Bezeichnungen für die Schaltflächen ein, die auf Ihrem Dashboard angezeigt werden sollen. Diese werden später zu Ihren Links.
  5. Wenn Sie mit der Erstellung Ihres Dashboards fertig sind, speichern Sie die Datei als PDF.
    Falls Sie das BlueBeam-Plugin installiert haben, öffnen Sie das Startmenü in PowerPoint und klicken Sie auf PDF erstellen. Die Datei sollte als PDF gespeichert und automatisch in Revu geöffnet werden.

Stellen Sie sicher, dass Ihr PDF-Layout in Revu geöffnet ist. Befolgen Sie anschließend diese Schritte, um Hyperlinks hinzuzufügen:

  1. Gehen Sie zu Werkzeuge > Hyperlink (Umschalttaste + H)
  2. Ziehen Sie durch Anklicken und Ziehen mit dem Fadenkreuz-Cursor ein Feld um den Bereich, auf den Ihre Nutzer klicken sollen (das wird später die Schaltfläche). Wenn Sie loslassen, wird das Dialogfenster „Aktion“ angezeigt.
  3. Im Dialogfenster Aktion können Sie auswählen, ob Sie einen Link zu einer anderen Stelle in Ihrem Dokument, einer lokal abgespeicherten Datei oder einer Website erstellen möchten. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf OK, um Ihren Link zu aktivieren.Sie können sich Ihren Hyperlink ansehen, indem Sie mit dem Cursor über den von Ihnen erstellten Link fahren.
  4. Wiederholen Sie diesen Prozess für jede Schaltfläche auf Ihrem Dashboard.

Alle Links sollten funktionieren und ihr ursprüngliches Erscheinungsbild beibehalten.

Optimieren Sie Ihr digitales Dashboard

Obwohl der Hauptzweck des digitalen Dashboards darin besteht, den Dateizugriff zu vereinfachen, können Sie mit den folgenden Tipps den Gebrauch verbessern und Ihr Dashboard benutzerfreundlicher gestalten.

Erschaffen Sie ein positives Benutzererlebnis

Gestalten Sie Ihr digitales Dashboard anwenderfreundlich mit visuell ansprechenden Schaltflächen, intuitiven Symbolen und klarer Schrift. Die oben dargestellten Beispiele für Dashboards spiegeln die Farbpaletten, Bilder und Symbole ihrer entsprechenden Marke wider und schaffen so ein intuitives Erlebnis.

Fügen Sie ein Symbol für die Startseite hinzu

Wenn Ihr Dashboard aus mehreren Seiten besteht, ist es sinnvoll, auf jeder Seite einen Link zur Startseite zu platzieren. So können Nutzer bei Bedarf schnell zurück zu übergeordneten Links navigieren.

Achten Sie auf die Struktur

Bei der Erstellung eines digitalen Dashboards ist es sinnvoll, zuerst allgemeine und später spezifischere Links hinzuzufügen. Denken Sie auch daran, Ihre Ordnerstruktur einheitlich zu gestalten und Namenskonventionen für Ihre Dateien einzuhalten.

Da digitale Dashboards jahrelang im Einsatz sein können, sollten Sie Ihre Links sorgfältig überprüfen. Werden Ihre Projektdateien regelmäßig aktualisiert oder durch die neuesten Versionen ersetzt? Erstellen Sie am besten Links zu einem Ordner, der die Dateien enthält, anstatt die Dateien direkt zu verlinken. So stellen Sie sicher, dass die Links immer funktionieren. Vermeiden Sie es auch, Links zu lokalen Dateien auf Ihrem Computer zu erstellen, da andere Nutzer diese Dateien nicht öffnen können.

Legen Sie Berechtigungen für Projektordner fest

Wenn Sie Dateien in Bluebeam Studio verlinken, stellen Sie sicher, dass Sie Berechtigungen für Projektordner für die Dashboard-Benutzer festlegen.

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