Dokumentgranskning med OCR och Batch Link

OCR och Batch Link är två funktioner som är exklusiva för Revu eXtreme och som kan spara dig mycket tid när du söker och navigerar i dina PDF:er. OCR omvandlar dina skannade dokument till sökbara PDF:er genom att upptäcka eventuell text på sidan och översätta dessa tecken till sökbara data.  Batch Link kan sedan ta dessa sökbara PDF:er och automatiskt lägga till hyperlänkar för navigering i dem baserat på kriterier du ställt in.  I kombination resulterar dessa två funktioner i snabb sökning och omedelbar navigering mellan alla dina relevanta dokument.

Omvandla skannade dokument till sökbara PDF:er med OCR

När en PDF skapas av en skanner blir den till en så kallad raster-PDF. En raster-PDF använder en serie av fyrkantiga prickar, kallade pixlar, för att skapa en bild av det ursprungliga inskannade dokumentet.  När du ser på en raster-PDF tittar du på pixlar som representerar texter och linjer, men filen innehåller inga faktiska textdata.  Det innebär att sökfunktionen i Revu inte fungerar på den här typen av dokument.

OCR åtgärdar detta problem.  När du kör OCR på en PDF översätts raster- och vektorbilderna automatiskt till sökbar text. Du hittar OCR genom att klicka på Dokument > OCR i menyraden.  Kolla in Revu Hjälp för att ta reda på hur du använder den här funktionen.

Mer information om raster och andra typer av PDF-innehåll finns i Raster, vektor och text – vad innehåller egentligen min PDF?

Automarkera dina PDF:er

Efter att OCR-processen har slutförts, men innan du kör Batch Link, är det bäst att använda Automark på ditt dokument. Den här processen genererar automatiskt en sidetikett för varje blad i din PDF.  Sidetiketter är ett jättebra sätt att hålla dokumentuppsättningar organiserade med hyperlänkar till den relevanta sektionen av en dokumentuppsättning när dess sidetikett nämns i texten. Du kommer åt Automark genom att öppna panelen  Miniatyrbild (Alt+T) och klicka på knappen Skapa sidetiketter.  Mer information om funktionen  Automark finns i Revu Hjälp.

Integrera OCR med Batch Link

Nu när dina dokument har sökbar text och sidetiketter kan du ta PDF:erna ett steg längre genom att använda Batch Link-funktionen i Revu för att göra det superenkelt att navigera i dokumenten. Batch Link söker i grupper av PDF:er efter text som användaren angett och skapar sedan hyperlänkar från den texten till användarangivna destinationer.  Här är några praktiska exempel på hur Batch Link kan användas:

  • Hyperlänka automatiskt ett helt indexblad
  • Länka upphöjningsbildtexter direkt till upphöjningsuppgifterna
  • Skapa en innehållsförteckning med länkar till relevanta avsnitt

Du kan komma åt funktionen Batch Link genom att gå till Batch > Link i menyraden. Om du vill ha mer djupgående information om Batch Link och alla dess funktioner kan du kolla in Revu Hjälp.

Related Articles